Hộp thư Outlook của bạn đã đầy ứ email và liên tục báo lỗi đầy bộ nhớ? Đừng lo lắng! Bài viết này trên tingamevn.net sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng Archive (lưu trữ) trong Outlook để quản lý email hiệu quả và khắc phục tình trạng khó chịu này. Cùng tìm hiểu chi tiết cách lưu trữ email thủ công, tự động cho từng thư mục và toàn bộ hộp thư, cũng như cách mở lại file lưu trữ khi cần nhé!
Mô tả cách lưu trữ email trong Outlook
Archive Email Trong Outlook Là Gì?
Tính năng Archive trong Outlook cho phép bạn di chuyển email cũ sang một vị trí lưu trữ riêng biệt, giúp giải phóng dung lượng hộp thư chính. Email được lưu trữ vẫn có thể truy cập được khi cần thiết. Các email này sẽ được lưu trữ trong một thư mục riêng với định dạng …[email protected]. Mỗi ngày, một thư mục mới theo dạng archivetype.YYYY-MM-DD sẽ được tạo để chứa email đã lưu trữ.
Cách Lưu Trữ Email Thủ Công Trong Outlook
Cách đơn giản nhất để lưu trữ email là kéo và thả. Chọn email bạn muốn lưu trữ, sau đó kéo và thả vào thư mục Archives trong Outlook. Thật dễ dàng, phải không nào?
Kéo thả email vào mục Archives
Lưu Trữ Email Tự Động Cho Từng Thư Mục Trong Outlook
Bạn có thể thiết lập lưu trữ tự động cho từng thư mục trong Outlook. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý email.
Các Bước Thực Hiện
Nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn thiết lập lưu trữ tự động, chọn Properties… (Thuộc tính).
Trong tab AutoArchive (Tự động lưu trữ), chọn Default Archive Settings… (Cài đặt lưu trữ mặc định).
Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh các thông số lưu trữ như:
- Run AutoArchive Every: (Chạy tự động lưu trữ mỗi): Thiết lập tần suất chạy tự động lưu trữ (tính theo ngày).
- Show Archive folder in folder list: (Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục): Cho phép hiển thị thư mục lưu trữ bên ngoài khung Outlook chính.
- Clean out item older than: (Xóa các mục cũ hơn): Xác định số ngày tuổi của email sẽ được lưu trữ.
- Move old item to: (Di chuyển các mục cũ đến): Chỉ đường dẫn đến thư mục chứa email đã lưu trữ.
Sau khi tùy chỉnh xong, nhấn OK để lưu cài đặt.
Cuối cùng, nhấn Apply (Áp dụng) để kích hoạt tính năng lưu trữ tự động.
Cài đặt lưu trữ tự động cho từng thư mục
Chọn Default Archive Settings
Tùy chỉnh thông số lưu trữ
Áp dụng cài đặt
Lưu Trữ Toàn Bộ Email Trong Outlook
Bạn cũng có thể lưu trữ toàn bộ email trong Outlook cùng một lúc. Tính năng này rất hữu ích khi bạn cần giải phóng dung lượng bộ nhớ nhanh chóng.
Các Bước Thực Hiện
- Chọn File (Tệp).
- Chọn Info (Thông tin), sau đó chọn Cleanup Tools (Công cụ dọn dẹp) và Archive (Lưu trữ).
- Chọn Archive this folder and all subfolders (Lưu trữ thư mục này và tất cả thư mục con) và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ.
- Trong mục Archive items older than (Lưu trữ các mục cũ hơn), nhập ngày mốc lưu trữ.
- Tích vào ô Include items with “Do not AutoArchive” checked (Bao gồm các mục đã chọn “Không tự động lưu trữ”) để lưu trữ cả những email đã được loại trừ khỏi tính năng tự động lưu trữ.
- Nhấn OK để bắt đầu quá trình lưu trữ.
Các bước lưu trữ toàn bộ email
Chọn Archive trong Cleanup Tools
Chọn thư mục cần lưu trữ
Nhập ngày mốc lưu trữ
Tích chọn "Include items with “Do not AutoArchive” checked"
Nhấn OK để lưu trữ
Mở File Lưu Trữ Trong Outlook
Để mở file lưu trữ trong Outlook, bạn thực hiện các bước sau:
- Chọn File (Tệp).
- Chọn Open & Export (Mở & Xuất) và chọn Open Outlook Data File (Mở tệp dữ liệu Outlook).
- Chọn file Archive (Lưu trữ) và chọn Open (Mở).
Mở file lưu trữ
Chọn Open Outlook Data File
Chọn file Archive và mở
Kết Luận
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng Archive trong Outlook và cách sử dụng nó để quản lý email hiệu quả. Từ nay, bạn có thể dễ dàng giải phóng dung lượng bộ nhớ và tìm kiếm email cũ một cách nhanh chóng. Hãy chia sẻ bài viết nếu bạn thấy hữu ích nhé!
