Bạn đang cảm thấy ngập trong hàng tá email mỗi ngày? Việc quản lý hộp thư đến trở nên khó khăn và mất thời gian? Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo thư mục và thiết lập rule tự động phân loại email trong Outlook, giúp bạn sắp xếp gọn gàng và tiết kiệm thời gian quý báu.
Tại Sao Phải Tạo Thư Mục và Phân Loại Email?
Một hộp thư đến lộn xộn khiến việc tìm kiếm email quan trọng trở nên khó khăn. Tạo thư mục và phân loại email sẽ giúp bạn:
- Tổ chức email hiệu quả: Sắp xếp email theo dự án, khách hàng, hoặc bất kỳ tiêu chí nào bạn muốn.
- Tìm kiếm nhanh chóng: Dễ dàng tìm thấy email cần thiết mà không mất nhiều thời gian.
- Nâng cao năng suất: Giảm thiểu thời gian quản lý email, tập trung vào công việc quan trọng hơn.
Cách tạo thư mục trong Outlook, tự động di chuyển email và phân loại
Cách Tạo Thư Mục trong Outlook
Bạn có thể tạo thư mục mới trong Outlook trên cả phiên bản web và ứng dụng máy tính.
1. Tạo Thư Mục trên Web Outlook
- Bước 1: Truy cập trang web Outlook (outlook.live.com).
- Bước 2: Ở cột bên trái, tìm và click vào “Thư mục mới” (New Folder).
- Bước 3: Nhập tên thư mục mong muốn và nhấn Enter.
Tạo thư mục mới
2. Tạo Thư Mục trên Ứng Dụng Outlook
- Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính.
- Bước 2: Click chuột phải vào vị trí bạn muốn tạo thư mục mới trong danh sách thư mục bên trái.
- Bước 3: Chọn “Thư mục mới” (New Folder).
- Bước 4: Nhập tên thư mục và nhấn Enter.
Tạo Rule Tự Động Di Chuyển Email
Sau khi đã tạo thư mục, hãy thiết lập rule để tự động di chuyển email vào thư mục tương ứng.
1. Tạo Rule trên Ứng Dụng Outlook
- Bước 1: Click chuột phải vào email mà bạn muốn tạo rule.
- Bước 2: Chọn “Quy tắc” (Rules) -> “Tạo Quy tắc” (Create Rule).
- Bước 3: Chọn điều kiện để kích hoạt rule (ví dụ: từ người gửi cụ thể, chứa từ khóa trong tiêu đề…).
- Bước 4: Chọn hành động “Di chuyển mục đến thư mục” (Move the item to folder).
- Bước 5: Chọn thư mục đích và nhấn “OK”.
Tạo quy tắc phân loại thư
2. Tạo Rule trên Web Outlook
Tương tự như trên ứng dụng, bạn cũng có thể tạo rule trên web Outlook. Truy cập vào “Cài đặt” (Settings) -> “Xem tất cả cài đặt Outlook” (View all Outlook settings) -> “Quy tắc” (Rules) để thiết lập.
Lời Kết
Việc tạo thư mục và sử dụng rule trong Outlook là cách tuyệt vời để quản lý email hiệu quả. Hãy áp dụng ngay những mẹo nhỏ này để tối ưu hóa hộp thư đến của bạn và tiết kiệm thời gian cho những công việc quan trọng hơn. Đừng quên để lại bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào!
Nhập tên thư mục
Đặt tên thư mục
