Image default
Game Mobile

Thu hồi Email trong Outlook: Hướng dẫn chi tiết và những lưu ý quan trọng

Bạn đã bao giờ lỡ tay gửi nhầm email quan trọng, chứa thông tin sai sót hoặc quên đính kèm tài liệu? Đừng lo lắng! Tính năng thu hồi email (Recall) trong Outlook sẽ giúp bạn xử lý tình huống này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bài viết này trên tingamevn.net sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách thu hồi email đã gửi trong Outlook, cùng những lưu ý quan trọng để đảm bảo thành công.

Outlook Recall là gì? Tại sao cần sử dụng?

Recall trong Microsoft Outlook là tính năng cho phép bạn thu hồi email đã gửi khỏi hộp thư đến của người nhận. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn phát hiện ra lỗi sau khi gửi email, giúp ngăn chặn người nhận đọc được thông tin sai lệch hoặc nhạy cảm. Việc thu hồi email kịp thời giúp bạn tránh khỏi những rắc rối không đáng có và duy trì tính chuyên nghiệp trong công việc.

Thu hồi Email trong Outlook: Hướng dẫn chi tiết và những lưu ý quan trọngGiao diện Microsoft Outlook

Hướng dẫn thu hồi email đã gửi trong Outlook

Hướng dẫn này áp dụng cho các phiên bản Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 và Office for business.

Cách thực hiện nhanh

  1. Mở Outlook và chọn mục “Sent Items” (Thư đã gửi).
  2. Nhấp đúp vào email cần thu hồi.
  3. Trên thanh công cụ, chọn “Actions” (Hành động) > “Recall This Message” (Thu hồi thư này).
  4. Chọn tùy chọn thu hồi và nhấn “OK”.

Hướng dẫn chi tiết từng bước

Bước 1: Truy cập thư đã gửi: Mở ứng dụng Outlook và tìm đến mục “Sent Items” (Thư đã gửi) ở khung bên trái. Tìm và nhấp đúp vào email bạn muốn thu hồi.

Mở hộp thư đã gửi (Sent Items)Mở hộp thư đã gửi (Sent Items)Mở thư mục “Sent Items”

Bước 2: Chọn chức năng Recall: Trong cửa sổ email vừa mở, tìm và click vào tab “Actions” (Hành động) trên thanh công cụ. Trong menu xổ xuống, chọn “Recall This Message” (Thu hồi thư này).

Chọn Actions > Recall This MessageChọn Actions > Recall This MessageChọn “Recall This Message”

Bước 3: Tùy chọn thu hồi: Hộp thoại “Recall This Message” sẽ hiện ra với hai lựa chọn:

  • “Delete unread copies of this message” (Xóa bản chưa đọc của thư này): Lựa chọn này chỉ đơn giản là xóa email khỏi hộp thư đến của người nhận nếu họ chưa mở.
  • “Delete unread copies and replace with a new message” (Xóa bản chưa đọc và thay thế bằng thư mới): Lựa chọn này cho phép bạn vừa thu hồi email cũ, vừa gửi một email mới thay thế. Bạn sẽ được chuyển đến cửa sổ soạn thư mới để chỉnh sửa nội dung.

Chọn chức năng cần sử dụngChọn chức năng cần sử dụngLựa chọn tùy chỉnh thu hồi

Tích vào ô “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” (Thông báo cho tôi biết việc thu hồi thành công hay thất bại cho từng người nhận) để nhận được thông báo kết quả thu hồi.

Bước 4: Hoàn tất: Nhấn “OK” để xác nhận và bắt đầu quá trình thu hồi. Nếu bạn chọn gửi email thay thế, hãy soạn thảo email mới và gửi đi.

Khi nào không thể thu hồi email?

Tính năng Recall không phải lúc nào cũng hoạt động. Dưới đây là một số trường hợp bạn không thể thu hồi email đã gửi:

  • Người nhận sử dụng ứng dụng email khác ngoài Outlook hoặc Office 365.
  • Email của người gửi hoặc người nhận không kết nối với máy chủ Microsoft Exchange.
  • Người gửi và người nhận không thuộc cùng một tổ chức/doanh nghiệp.
  • Người nhận đã mở email.

Kết luận

Tính năng thu hồi email trong Outlook là một công cụ hữu ích giúp bạn sửa chữa những sai lầm khi gửi email. Hy vọng bài viết này trên tingamevn.net đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để sử dụng tính năng này một cách hiệu quả. Hãy chia sẻ bài viết nếu bạn thấy hữu ích và để lại bình luận nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào!

Related posts

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Kiểm Tra Đơn Hàng Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK)

Đội Hình Nhà Phát Minh Máy Móc DTCL Mùa 6: Công Thức Chiến Thắng Đỉnh Cao

Hướng Dẫn Sử Dụng AirDrop: Chia Sẻ Dữ Liệu Nhanh Chóng Giữa Các Thiết Bị Apple