Bạn thường xuyên bận rộn và không thể trả lời email ngay lập tức? Đừng lo, tính năng trả lời tự động (Auto Reply) trong Outlook sẽ là giải pháp hoàn hảo cho bạn. Bài viết này trên tingamevn.net sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập trả lời email tự động trong Outlook một cách chi tiết và dễ hiểu, giúp bạn luôn giữ kết nối với đối tác và khách hàng ngay cả khi không online.
Tại Sao Nên Sử Dụng Tính Năng Trả Lời Tự Động Trong Outlook?
Việc thiết lập trả lời tự động trên Outlook mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tiết kiệm thời gian: Bạn không cần phải trả lời từng email thủ công, đặc biệt là khi đang bận rộn hoặc đi vắng.
- Duy trì chuyên nghiệp: Trả lời tự động giúp bạn thông báo cho người gửi biết rằng email của họ đã được nhận và sẽ được xử lý sau.
- Cung cấp thông tin liên hệ: Bạn có thể cung cấp thông tin liên hệ thay thế hoặc hướng dẫn người gửi liên hệ với bộ phận khác trong trường hợp khẩn cấp.
- Tăng hiệu suất làm việc: Bạn có thể tập trung vào công việc quan trọng hơn mà không bị gián đoạn bởi việc trả lời email liên tục.
alt text: Giao diện cài đặt trả lời tự động trong Outlook
Hướng Dẫn Cài Đặt Trả Lời Email Tự Động Trong Outlook
Bài viết này hướng dẫn trên Outlook 2019 và Windows 10, nhưng bạn có thể áp dụng tương tự cho các phiên bản Outlook và hệ điều hành Windows, macOS khác.
Cách 1: Sử Dụng Tính Năng Automatic Replies
Đây là cách đơn giản và nhanh chóng nhất để thiết lập trả lời tự động.
- Mở Outlook và click vào tab “File”.
- Chọn “Automatic Replies”.
- Tick vào ô “Send automatic replies”. Bạn có thể thiết lập thời gian trả lời tự động bằng cách chọn “Only send during this time range” và cài đặt khoảng thời gian cụ thể.
- Trong tab “Inside My Organization”, nhập nội dung email tự động gửi cho đồng nghiệp trong công ty.
- Trong tab “Outside My Organization”, nhập nội dung email tự động gửi cho người bên ngoài công ty. Bạn có thể chọn “My contacts only” để chỉ gửi cho những người trong danh bạ hoặc “Outside My Organization” để gửi cho tất cả mọi người.
- Nhấn “OK” để lưu cài đặt.
alt text: Click vào tab File trong Outlook
Cách 2: Sử Dụng Quy Tắc (Rules)
Nếu không tìm thấy tính năng “Automatic Replies”, bạn có thể sử dụng quy tắc để thiết lập trả lời tự động.
- Soạn email mẫu với tiêu đề và nội dung bạn muốn gửi tự động.
- Lưu email mẫu dưới dạng template Outlook Template (*.oft).
- Vào tab “Home”, chọn “Rules” > “Manage Rules & Alerts…”.
- Chọn tab “E-mail Rules” và nhấn “New Rule”.
- Chọn “Apply rule on messages I receive” và nhấn “Next”.
- Chọn điều kiện kích hoạt quy tắc, ví dụ “sent only to me” và nhấn “Next”.
- Chọn hành động “reply using a specific template” và nhấn “A specific template…”.
- Chọn template bạn đã lưu ở bước 2.
- Đặt tên cho quy tắc và tick vào ô “Turn on this rule”. Nhấn “Finish” và “OK” để lưu cài đặt.
alt text: Chọn Automatic Replies trong Outlook
Kết Luận
Trên đây là hai cách cài đặt trả lời email tự động trong Outlook. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn. Hãy thử áp dụng và chia sẻ kinh nghiệm của bạn dưới phần bình luận nhé!
alt text: Thiết lập nội dung email trả lời tự động
alt text: Thiết lập nội dung email trả lời tự động cho người ngoài tổ chức
