Bạn thường xuyên quên gửi email quan trọng? Hay muốn gửi email vào một thời điểm cụ thể nhưng lại bận rộn? Đừng lo, tính năng hẹn giờ gửi email trong Outlook sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách hẹn giờ, trì hoãn và sắp xếp gửi email tự động trong Outlook trên máy tính. Cùng khám phá ngay nhé!
Lên Lịch Gửi Email trong Outlook: Từng Email Riêng Lẻ
Việc hẹn giờ gửi email riêng lẻ trong Outlook cho phép bạn kiểm soát thời gian gửi từng email một cách chính xác. Điều này rất hữu ích cho việc gửi email chúc mừng, báo cáo định kỳ, hoặc đơn giản là muốn email đến đúng thời điểm người nhận dễ dàng đọc nhất.
Hướng dẫn nhanh
- Soạn email, nhập địa chỉ người nhận và nội dung.
- Chọn tab “Message” > Nhấn vào biểu tượng mở rộng trong mục “Tags”.
- Tích chọn “Do not deliver before”, đặt ngày và giờ gửi > “Close” > “Send”.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Soạn email của bạn như bình thường, bao gồm địa chỉ người nhận, tiêu đề và nội dung.
Soạn email và chọn biểu tượng mở rộng trong mục Tags
Bước 2: Trong tab “Message”, tìm và nhấn vào biểu tượng mở rộng nhỏ nằm trong mục “Tags” (thường là biểu tượng ba chấm dọc).
Bước 3: Cửa sổ “Properties” sẽ hiện ra. Tích vào ô “Do not deliver before” trong phần “Delivery options”. Sau đó, thiết lập ngày và giờ bạn muốn email được gửi đi. Nhấn “Close” để lưu cài đặt.
Thiết lập ngày và giờ gửi email
Bước 4: Cuối cùng, nhấn nút “Send”. Email của bạn sẽ được lưu trong thư mục “Outbox” và sẽ được gửi tự động vào thời gian bạn đã đặt.
Email đã được lên lịch gửi
Lưu ý: Outlook cần được mở vào thời điểm gửi email đã hẹn giờ. Nếu Outlook đang đóng, email sẽ được gửi khi bạn mở lại ứng dụng. Tính năng này không khả dụng trên Outlook web.
Hủy hoặc Thay Đổi Lịch Gửi Email
Outlook cũng cho phép bạn linh hoạt hủy hoặc thay đổi lịch gửi email đã hẹn giờ trước đó.
Hướng dẫn nhanh
- Mở thư mục “Outbox” > Mở email cần thay đổi.
- Chọn tab “Message” > Nhấn biểu tượng mở rộng trong mục “Tags”.
- Bỏ tích “Do not deliver before” để gửi ngay, hoặc thay đổi ngày giờ gửi > “Close” > “Send”.
Hướng dẫn chi tiết
Thao tác tương tự như khi hẹn giờ, chỉ khác ở bước 3, bạn có thể bỏ tích “Do not deliver before” để gửi email ngay lập tức, hoặc thay đổi ngày và giờ gửi theo ý muốn.
Thay đổi hoặc hủy lịch gửi email
Trì Hoãn Gửi Tất Cả Email trong Outlook
Nếu bạn muốn trì hoãn việc gửi tất cả email trong một khoảng thời gian nhất định, Outlook cũng cung cấp tùy chọn này thông qua việc tạo rule. Tính năng này hữu ích khi bạn cần thêm thời gian để kiểm tra lại email trước khi gửi.
Hướng dẫn nhanh
- “Home” > “Rules” > “Manage Rules & Alerts” > “New Rule”.
- Chọn “Apply rule on messages I send” > “Next” x2 > “Yes”.
- Chọn “defer delivery by a number of minutes”, nhập số phút trì hoãn > “OK” > “Next”.
- Đặt tên cho rule, tích “Turn on this rule” > “Finish” > “Apply” > “OK”.
Hướng dẫn chi tiết
Quá trình này hơi phức tạp hơn một chút, nhưng vẫn khá đơn giản nếu bạn làm theo các bước sau:
Bước 1-4: Làm theo hướng dẫn nhanh bên trên để đến bước thiết lập rule.
Bước 5: Chọn “defer delivery by a number of minutes” và nhấn vào cụm từ “a number of” để thiết lập số phút trì hoãn. Nhập số phút mong muốn và nhấn “OK”.
Thiết lập số phút trì hoãn
Bước 6: Đặt tên cho rule (ví dụ: “Trì hoãn gửi email 5 phút”), tích chọn “Turn on this rule” và nhấn “Finish”. Sau đó nhấn “Apply” và “OK” để lưu cài đặt.
Lưu cài đặt rule
Kết Luận
Với những hướng dẫn chi tiết trên, việc hẹn giờ gửi email trong Outlook trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Hãy áp dụng ngay những thủ thuật này để quản lý email hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Đừng quên chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích nhé!
